Удалёнка: не забыть вернуться! Как правильно зайти и выйти, не потеряв работу

28 апреля 2020

Удалёнка, даже Минтруд очень её рекомендует, но при этом работодатель должен действовать в соответствии с Трудовым кодексом РФ, глава 49 и 49.1 соответственно. И, да, работодатель обязан всё оформить официальным образом и провести ряд мероприятий, включая: сформировать список сотрудников, оформить соответствующий приказ, разработать порядок организации работы, график работы, способы обмена информацией о заданиях и отчетов их выполнении и т.д. Из всего сказанного видно, что и сотрудникам надо приложить усилие для обеспечения себе доказательной базы выполнения работ, получения задания, отправку отчетов и т.д. Нас будет интересовать порядок организации работы, какие задания пригодны для удалёнки, как их контролировать и получать результат, а не просто отчет–сочинение сотрудника: «Что я сегодня делал дома на удалёнке».

Image by Petr Ganaj from Pixabay

Очевидно, что при активации режима удалёнки у сотрудников, для руководителя возникает две задачи:

1. Обеспечить техническую часть взаимодействия, т.е. или развернуть какое-либо ПО или использовать общедоступные публичные сервисы совместной работы. Сделать понятные и исполнимые регламенты и процедуры. И лично каждый день всё это запускать, проверять, корректировать все новые задания в зависимости от успехов всей команды и полученного ранее результата.

2. Все делегированные задания необходимо более детально проработать, разбить на последовательные короткие задания и давать на более короткое время реализации.

Задачи могут показаться весьма сложными, но в индустрии АйТи(IT) удалёнка давно является нормой. Соответственно уже есть и методологическая база, и нормативная, и соответствующее ПО (Программное Обеспечение). Уточню сразу, никакое ПО не сможет решить Ваши управленческие задачи. Автоматизация предполагает некий уровень зрелости бизнес-процессов и процедур. Если у Вас в компании партизанская вольница, то внедрив любое управленческое ПО Вы тем самым автоматизируете эту самую вольницу и будете получать партизан быстрее, правда с соответствующими замерами. Управляемости компании это никак не добавит, скорее всего просто ускорит окончание эволюционного процесса Вашей бизнес-модели. Вот почему есть масса примеров компаний, после активного внедрения CRM через пару месяцев благополучно закрывшихся. CRM может ускорить Ваши бизнес-процессы, это правда, но если ускорить машину с плохим рулевым управление, до скорости превышающей Ваши возможности управления, машина будет ехать куда ей получится. Последствия тоже не трудно представить. И так, прежде чем что-то внедрять просчитайте эффект того, что будет ускорено и куда Вас это приведёт.

Image by Юлия Сорокина from Pixabay

Перейдём непосредственно к удалённому рабочему месту сотрудника: это скорее всего квартира с несколькими комнатами, и дома будут одновременно находится все родственники, от взрослых до детей, режим самоизоляции никто не отменял, и домашние животные тоже, если они есть. И соседи. Со всех сторон. Необходимо выделить рабочее пространство где сотрудник мог бы выполнять свои обязанности удалённо. Как, по Вашему мнению, это может быть реализовано? Поставить компьютер в зале? Отжать у детей комнату вместе с девайсом? Или общий ноут с супругой и вместе закрывшись на кухне? Все же дома. Все не хотят скучать и читать бумажную книгу. Смотреть кино на смартфоне тоже ни у кого восторг не вызывает. Где сотруднику реально работать и на чём? И это не простые вопросы, т.к. Минтруд России вменил работодателю, прежде чем уводить работников на удалёнку, убедиться, что его сотрудники имеют все возможности для выполнения поставленных задач. Да, удалёнка, это не так просто, как звучит и представляется в мечтах или плакатных постерах, где на уровне пентхауза, сидя в кресле на открытой террасе, любуясь в закат рождается гениальная мысль у одинокого и успешного сотрудника. Увы, реальность куда банальнее.

Image by Arivle One from Pixabay

Как делегировать задачи и как контролировать результат у сотрудника? В виду специфики новизны и полного отсутствия навыка эффективной работы сотрудника дома, будет не лишнем изменить процедуры у руководителя в сторону более раздробленных заданий, т.е. придётся расшить обычный процесс на несколько и делегировать их постепенно, каждый раз проверяя промежуточный результат. Проверка результата со стороны руководителя в течении дня должна быть не менее четырёх раз. И сотруднику будет легче сконцентрироваться на решении более мелкой задачи, и весьма большая вероятность её сделать и не быть отвлечённым кем-то из семейных. Для конференций подойдёт Скайп, для общих документов Гугл-Документы. Тут всё просто и не затратно.

Следующая проблема с которой столкнётся руководитель – это сотрудники, которые не очень хорошо привыкли работать. Да, такие тоже бывают. И для них открывается масса возможностей производить бОльший эффект процесса работы, чем сам достигнутый результат. Но истории получаются всегда интересные и полны не только экшеном, но и мифическими совпадениями. И всегда не в пользу выполнения работы. Будте готовы и к такому проявлению эффекта удалёнки.

Удалёнка - это ни хорошо и не плохо. Это инструмент. И как любой инструмент может быть применён как с успехом, так и не очень.

Сотрудникам с внешней ответственностью вне офиса очень трудно. Им сложно себя мобилизовать в условиях дома и семьи. Большой соблазн рассказать, как он престижно занят и весь очень востребованный. Даже ведение обычных телефонных переговоров в кабинете на работе и дома на кухне сильно разнятся. И всё равно кто ни будь спросит, кто это звонил. Задача руководителя обеспечить процесс работы на удалёнке управленчески комфортным и технически не сложным. Тогда всё получится!

Отчаянные времена, осознанные решения. Такие дела 🙃

Три полезные ссылки:

✔️ Мотивация сотрудников: вынужденная мера или лучше не мешать?

✔️ Как платить сотрудникам в кризис? Что режем, а что увеличиваем

✔️ Создадим антикризисную стратегию продаж? На вид всё просто. А на самом деле?