Бизнес-процессы: вред или польза? А бывают правильные бизнес-процессы?

13 апреля 2020

Image by Gerd Altmann from Pixabay

Дано: три профильных предприятия выпускают однотипную продукцию с разным наименованием. Требование к выпуску продукции регламентируются надзорными органами и одинаковые на всех трех предприятиях. Удалённость друг от друга чуть более 1000 км. Три разных собственника. Волею случая два были куплены одним собственником, для увеличения доли рынка. Три разные команды управленцев, три коммерческих директора, три разные системы бухгалтерского учета, три разных структур АйТи (IT). Задачу, которую поставил собственник перед всеми тремя компаниями – сократить дебиторскую задолженность, сделать единый пул Поставщиков и Покупателей и в зависимости от поступившей оплаты формировать реестр Покупателей, закрытых для отгрузки на текущий день. Общее совещание по дебиторке каждый день в 09-00 по мск.

Что и говорить, задача творческая и в очень ограниченных по времени и ресурсам границах. Три команды ТОПовых управленцев, так сказать со своими закидонами значимости и видением как надо правильно управлять. Три команды айтишников, с тремя разными учетными системами и без опыта взаимодействия на расстоянии. Отличные стартовые позиции. И да, дебиторка ждать не будет.

С данными мы разобрались достаточно быстро, бух.учёт и все производственные процессы регламентированы, шагать в стороны нельзя – там есть кому контролировать из гос.органов. Данные синхронизировались ночью между локальными базами. Консолидированная база была на головном предприятии, просто там сервера были мощнее. Так получилось.

Photo by Ruthson Zimmerman on Unsplash

Настал черёд больших БОССов плюшки делить. Вот это действительно оказалось проблемой – кого не послушаешь, все главные и все дело говорят. Во всю заработал принцип состязательности, и кто главнее будет в нашей песочнице. Обычные корпоративные будни. Ничего интересного. Объясню свой скепсис по поводу, казалось бы, такой важной борьбы за власть ТОПами: данным совершенно все равно на каком сервере они будут находится, кто и что там начинает рассказывать. И силой мысли ещё ни кому не удавалось закрыть дебиторку.

Но я точно знаю, что всегда настаёт тот час, когда начинается размен фигурами на корпоративной доске. Любая попытка найти хоть каплю здравого смысла в предлагаемых решениях ТОПов обречена на провал. Там есть амбиции, свой интерес, дружба против соседа, только не интересы дела.

Photo by Dane Deaner on Unsplash

Когда на конец ТОПы нарезвились с делением полномочий, на гора был выдан шедевр: бизнес-процесс формирования отчета по дебиторской задолженности, даже печатная форма внешнего вида прилагалась, с регламентами формирования. И каждый хотел её формировать лично у себя на компьютере в любое время дня и ночи, дабы неусыпно следить за дебиторкой. Да куда бы она делась за ночь то? Дикие люди.

Теперь коротенько посчитаем сопутствующие затраты и реальный эффект:

- С каждой стороны будет минимум по четыре человека: Директор, Гл.Бух, Финансист и Коммерческий. Итого на круг 12 человек, не считая самого собственника.

- Каждый из них запускает на формирование отчет, хотя бы один раз, который собирает данные по отгрузке и оплате в разрезе контрагентов в трех разных базах в режиме реального времени на своём компьютере. Соответственно пользователю кажется, что компьютер завис. Кроме траты нервов никакой полезной работы больше нет. Ресурсы серверов на уровне 100% утилизации. Остальные пользователи тоже не в восторге.

- К назначенному времени начала совещания мало у кого данные вообще есть. Кроме того, эти данные ещё и разнятся. Работа же в реальном режиме времени, у кого-то отгрузка прошла, у кого-то банк разнесли. Жалобы и проклятья на АйТишников сыпятся как новогоднее конфетти из китайской хлопушки. Собственник уже сильно не доволен.

- Поступают предложения разогнать и наказать всех АйТишников. Ну а кого ещё? Либо провести глобальный апгрейт всего компьютерного парка и серверов. Волюнтаризм чистой воды.

- Здравый смысл или отсутствие финансирования все же возобладало, собственник дал указание на прямую сделать все правильно и никого не слушать. Да не вопрос, пару дней на разработку, отладку только и надо то.

И так результат работы: разработан и внедрён следующий регламент пользования сервисом «Дебиторская задолженность»

- в 03.00 по мск , после полной синхронизации баз, на сервере запускается задача, в автоматическом режиме, по формированию отчета по полной дебиторской задолженности на 08.00 утра каждого рабочего дня.

- сформированный отчет по электронной почте рассылается в автоматическом режиме, естественно по заранее утвержденному списку адресов должностных лиц.

- к началу совещания все участники гарантированно получают одинаковые данные и решают уже исключительно свои прямые задачи.

Правильно построенный бизнес-процесс несомненно большое благо, который экономит кучу времени и ресурсов. Легко контролируется и в случае необходимости так же легко модифицируется под текущие нужды бизнеса. Только вшить туда амбиции индивидуумов без потери функциональности и пользы явно не получится.

Отчаянные времена, осознанные решения. Такие дела 🙃

Три полезные ссылки:

✔️ Создадим антикризисную стратегию продаж? На вид всё просто. А на самом деле?

✔️ Хватай мешки – вокзал отходит! Быстрое решение - VS - Правильное решение. Успеем до отхода?

✔️ Как платить сотрудникам в кризис? Что режем, а что увеличиваем